Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch dieser Website und für die Verwaltung der Circl-Nutzerkonten ist:

2. Worum es bei Circl geht

Circl ist ein Relationship-CRM. Nutzer können ein persönliches Konto anlegen und darin Kontaktdaten, Notizen, Tags, Funnel-Zuordnungen sowie Bilder und Dokumente verwalten. Jeder Nutzer verfügt über einen getrennten Datenbestand.

3. Aufruf der Website und Serverprotokolle

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer-URL, Browser und Betriebssystem, übertragene Datenmenge sowie der HTTP-Status gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und stabilen Bereitstellung, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Angriffen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb unseres Angebots.

4. Hosting und Auslieferung

Google Cloud

Die Anwendung und ihre Datenbank werden über Dienste der Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland, betrieben. Eingesetzt werden insbesondere Cloud Run und Cloud SQL in der Region Frankfurt. Dabei verarbeitet Google technische Verbindungsdaten und die in Circl gespeicherten Daten in unserem Auftrag.

Cloudflare

Zur sicheren Auslieferung, DNS-Auflösung und Abwehr schädlicher Zugriffe nutzen wir Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Verbindungsdaten – insbesondere IP-Adresse und Anfrageinformationen – werden hierzu über Systeme von Cloudflare geleitet.

Soweit Daten außerhalb der EU oder des EWR verarbeitet werden, stützen die Anbieter die Übermittlung nach eigener Angabe insbesondere auf Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen. Rechtsgrundlage für die Einbindung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung und Nutzung verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, einen gesicherten Passwort-Hash, Zeitpunkt der Kontoerstellung sowie Sitzungsdaten. Das Passwort selbst wird nicht im Klartext gespeichert.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um das Nutzerkonto bereitzustellen, den Zugang abzusichern und die vereinbarten Funktionen zu erbringen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne die erforderlichen Angaben kann kein Konto eingerichtet werden.

6. Inhalte im persönlichen CRM

Je nach Nutzung können folgende Daten gespeichert werden:

• Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Profil-Links von Kontakten,
• Tags, Notizen, Einschätzungen und Funnel-Zuordnungen,
• Bilder, PDFs und weitere vom Dienst unterstützte Dateien,
• Importdaten aus vom Nutzer ausgewählten Kontaktdateien sowie
• Änderungs- und Zuordnungsinformationen zur Bereitstellung der Funktionen.

Der jeweilige Nutzer entscheidet, welche Daten er in Circl einträgt oder importiert. Soweit Nutzer personenbezogene Daten anderer Personen verwalten, sind sie für die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung verantwortlich. Bockses GmbH verarbeitet diese Daten zur technischen Bereitstellung des Dienstes. Für eine geschäftliche Nutzung, bei der Circl als Auftragsverarbeiter eingesetzt wird, ist gegebenenfalls zusätzlich eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abzuschließen.

7. Dateien und Kamera

Nutzer können Bilder und PDF-Dateien hochladen. Auf unterstützten Endgeräten kann außerdem die Kamera über die Dateiauswahl geöffnet werden. Der Kamerazugriff erfolgt nur nach einer bewussten Aktion und Freigabe durch den Nutzer. Circl erhält keinen dauerhaften oder verdeckten Zugriff auf die Kamera. Hochgeladene Dateien werden dem ausgewählten Kontakt zugeordnet und in der Anwendungsdatenbank gespeichert.

8. Cookies und Sitzungen

Circl verwendet ein technisch notwendiges Session-Cookie namens circl_session. Es ermöglicht die Anmeldung und schützt den persönlichen Datenbestand vor unbefugtem Zugriff. Das Cookie ist als HttpOnly und Secure konfiguriert, gilt nur für diese Website und läuft spätestens nach 30 Tagen ab. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir setzen derzeit keine Werbe-, Tracking- oder Analyse-Cookies ein.

9. Empfänger

Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten nur Personen und Dienstleister, die ihn für Betrieb, Wartung und Sicherheit benötigen. Als technische Auftragsverarbeiter kommen insbesondere Google Cloud und Cloudflare zum Einsatz. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

10. Speicherdauer

Kontodaten und CRM-Inhalte werden grundsätzlich solange gespeichert, wie das Nutzerkonto besteht oder die Daten für die Vertragserfüllung erforderlich sind. Einzelne Kontakte und Inhalte können Nutzer selbst löschen. Sitzungen laufen spätestens nach 30 Tagen ab und können durch Abmelden beendet werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und technisch notwendige, zeitlich begrenzte Sicherungskopien können zu einer längeren Speicherung führen.

11. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein. Dazu gehören verschlüsselte Übertragung per TLS, getrennte Nutzerbestände, zugriffsgeschützte Sitzungen sowie das Speichern von Passwörtern ausschließlich als gesalzene Hashwerte. Kein internetbasierter Dienst kann jedoch absolute Sicherheit gewährleisten.

12. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an circl-crm@bockses.io gerichtet werden. Bezieht sich die Anfrage auf Daten, die ein Circl-Nutzer über eigene Kontakte gespeichert hat, sollte sie vorrangig an diesen Nutzer als verantwortliche Stelle gerichtet werden.

13. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist insbesondere die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin, www.datenschutz-berlin.de.

14. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.